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Managing critical success factors for IS implementation: A stakeholder engagement and control perspective

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Canadian Journal of Administrative Sciences

Published online on

Abstract

Enterprise information systems (IS) implementation is often part of an organization's strategic IT initiatives and requires a large investment of organizational resources, yet may fail due to inadequate management of critical success factors (CSF). Using a revelatory case study of a multi‐partner COTS implementation process by a large Canadian government organization, this research investigates successful management of CSF through optimal stakeholder engagement and a balancing of control configurations. This research identifies four distinct project orientations related to stakeholder engagements—strategic, responsibility, harmony, and persuasion—that can be of significant value in managing CSF and other challenges during implementation and post‐implementation phases. In addition to the identification of a need for control balancing in a multi‐partner IS implementation, three key drivers responsible for triggering control balancing are identified: (a) shared understanding, (b) negative anticipation, and (c) deviation of expectations. Copyright © 2017 ASAC. Published by John Wiley & Sons, Ltd. Dans les entreprises, la mise en place des systèmes d'information (SI) fait souvent partie des initiatives stratégiques en matière de technologies de l'information (TI). Même si cette mise en place nécessite d'importants investissements en ressources organisationnelles, son succès n'est pas toujours garanti en raison d'une gestion inappropriée des facteurs de réussite décisifs (FRD). Dans cet article, nous nous appuyons sur l'étude de cas d'un processus de mise en place, par une importante organisation gouvernementale, d'un produit commercial sur étagère (COTS) réunissant plusieurs partenaires, pour examiner la gestion réussie des FRD à travers l'engagement optimal des parties intéressées et un équilibrage des mécanismes de contrôle. Notre étude permet de mettre en évidence quatre facteurs distincts liés à l'engagement des parties intéressées à savoir la stratégie, la responsabilité, l'harmonie et la persuasion. Ces quatre facteurs sont susceptibles de jouer un rôle crucial dans la gestion des FRD et des défis auxquels on pourrait faire face pendant ou après la mise en place du SI. Nous montrons également que lors de la mise en œuvre des SI réunissant plusieurs partenaires, il importe de rééquilibrer les mécanismes de contrôle qui doivent être déclenchés par trois éléments clés à savoir: (a) la compréhension mutuelle (b) l'anticipation négative et (c) la déviation des attentes. Copyright © 2017 ASAC. Published by John Wiley & Sons, Ltd.